Zoom artık günlük yaşamımızın bir parçası oldu.
Öğrencilerin dersleri, arkadaş sohbetleri, ciddi toplantılar genellikle Zoom üzerinden yapılıyor.
Uzmanlara göre, Zoom, görüntülü görüşme uygulamaları içinde en kullanışlı olanlardan biri.
Toplantı yönetimi ve Zoom kullanma becerilerimizi geliştirmek, sohbetlerin verimli ve eğlenceli geçmesi açısından önemli.
Böyle bir yazıda uygulama hakkında doyurucu bilgi vermek zor, ben burada sadece, katılımcılara ve "host" denen yöneticilere yapılan bazı önerilerden bahsedeceğim (1).
Zoom'un başlangıç komutları basit sembollerle anlatılıyor, ama detaylar maalesef Türkçe değil.
Zoom konusunda YouTube'da çok sayıda eğitici video var, İngilizce terimlerin Türkçe karşılıkları ve genel bilgi için bir link: (2).
KATILIMCI İÇİN NOTLAR
Toplantı sırasında videonuzun açık, yüzlerin görünür olması, kaynaşmayı arttırıyor.
İsminiz tam yazılmalı, ayrıca kurum, ülke bilgisi de ismin yanında verilebilir.
Arka planı hoş resimler veya videolarla değiştirebilirsiniz.
Toplantı sırasında ortamdan gelen seslerin grubu rahatsız etmemesi için, dinleyici durumundayken mikrofonu kapalı tutmak düşünceli bir yaklaşım.
Konuşmaya katılmak için görünecek şekilde el kaldırdıktan sonra mikrofonu açabilirsiniz.
Veya sorularınızı "chat" düğmesine tıklayarak yazabilirsiniz.
Zoom sayfasının altında görünen düğmelerin işlevlerini bilmek ve kullanmak, eski deyimle "ünsiyet kesbetmek" gerekiyor.
YÖNETİCİ İÇİN NOTLAR: BAŞLANGIÇ
Planlama aşamasında toplantının amacını açıkça belirleyin.
Başlangıçta "Waiting room / bekleme odası" seçeneğini kullanabilirsiniz veya katılımcıların geldikçe gruba girmelerine izin verirsiniz.
Küçük gruplarda tek tek girenleri isimleriyle karşılamak, herkes gelinceye kadar sessizce beklemek uygun olur.
Toplantıya başlarken, kuralları ve gündemi açıklayın, katılanları derin bir nefes almaya ve toplantıya odaklanmaya davet edin.
Gündemi ve gündeme hazırlık bilgilerini önceden göndermek iyi olur.
Küçük gruplarda bir yoklama yapar gibi, her katılımcının sırayla konuşmasını teşvik edin.
Bunun için herkesten kısa bir cümle veya bir kelime söylemesi isteyebilirsiniz veya kolay cevaplanacak, rahatlatıcı, eğlenceli bir soru sorabilirsiniz.
Örnekler:
1 Şu an ne kadar enerjiksiniz? Bir ile on arası bir sayı ile ifade edin.
2 Şu anki ruh halinizi en iyi hangi hayvan temsil edebilir?
3 Bu toplantı konusunda en çok neyi merak ediyorsunuz?
Konuşma sırası ekranınızdaki sıraya göre olabilir veya her konuşan kendisinden sonra gelmesini istediği kişinin adını söyler.
Büyük gruplarda herkes enerji seviyesini parmakları ile gösterebilir, veya sorulan sorunun cevabını "chat" kısmına yazar.
Sonra, bu cevaplardan ilginç olanlarını gruba okursunuz.
YÖNETİCİ İÇİN NOTLAR: TOPLANTI
Hemen konuya girmeden önce, katılımcılardan konu hakkında ne düşündüklerini iki dakika içinde bir kağıda yazmalarını isteyebilirsiniz.
Grupta herkese sırayla söz vermek, araya girmeye çekinenlere konuşma fırsatı verir.
Zaman sınırlı olduğu için konuşanlara 2-4 dakika gibi limitler koymak adil bir davranış olur.
Katılımcıları "ekip odası" uygulamasıyla, 4-7 kişilik küçük gruplara ayırabilirsiniz (3).
Böyle küçük gruplarda 5-10 dakika tartışmak katılımı arttırır, konunun daha iyi anlaşılmasını ve yeni fikirler çıkmasını sağlar.
Ekran paylaşımı (screen sharing) ile sıkıcı olmamak açısından 10-15 dakikayı aşmayacak şekilde bazı dökümanlar veya slaytlar gösterilebilir.
Ayrıca Zoom'un beyaz tahta veya anket özellikleri kullanılabilir.
Sırayla "share screen > whiteboard > share" düğmelerine basılarak beyaz tahtaya girilebilir.
Zoom toplantılarında anket yapmak, katılımcıların geri bildirimlerini toplamak için oldukça iyi bir yöntem (4).
Toplantıyı kapatırken de herkese ne hissettiği, toplantıdan ne öğrendiği sorulabilir, hoşuna giden bir şeyi paylaşmasını istenebilir.
Dikkat: "Anket /polling" ve "ekip odası/breakout rooms" uygulamaları Zoom'un ücretsiz versiyonunda bulunmuyor.
YARDIMCI TEKNİKLER
Yöneticinin tartışılan konuda uzman olması şart değil.
Onun görevi gruptakilerin seslerini duyurmasına, bilgilerini ve düşüncelerini paylaşmasına olanak sağlamak, konuya açıklık getirmek ve sapmaları önlemek.
Bazan bir soru sorduktan sonra bir sessizlik olur, kimse cevap vermez.
Böyle durumlarda soruyu başka bir biçimde ifade etmek gerekebilir.
Sessizlik anlarının önemli düşünme fırsatları olduğunu söylemek grubu rahatlatır.
Grupların ilgisini çekmede soru sorarak konuya girmek oldukça etkilidir.
"1-2-4-herkes" gibi yeni fikir üretme teknikleri kulllanılabilir.
Bu teknikte, her katılımcı, önce bir dakika içinde konu ile ilgili fikrini yazar.
Sonra katılımcılar iki kişilik ekip odalarına ayrılır.
İkili gruplar, iki dakika içinde, fikirlerini karşılaştırıp daha iyi bir şey bulmaya çalışırlar.
Daha sonra bu ikili gruplar diğer ikili gruplarla dörder kişilik ekip odalarına ayrılır.
Bu son aşamada dört kişi, dört dakika içinde en iyi ortak fikri geliştirir.
Ortaya çıkan fikirler bütün grupla paylaşılır.
Ayrıca yetişkin eğitimlerinde katılımcıları ısındırmak, çekingenliği kırmak için yapılan yapılan bazı aktiviteler sanal ortama uyarlanabilir (5,6).
------
(1)https://medium.com/unityeffect/how-to-facilitate-engaging-online-meetings-with-zoom-3cc94c1cab89
(2)https://www.antepsonhaber.com/zoom-turkceye-cevirme-nasil-yapilir/
(3)https://www.youtube.com/watch?v=D3B1lOvth1I&ab_channel=EmektepTV
(4)https://teloji.com/zoom-anket-olusturma/
(5)Gülsven, M. "Yetişkin Eğitimlerinde Oyun" Optimist Yayınevi. 2014
(6)https://www.rhythmsystems.com/blog/the-best-icebreakers-to-energize-your-virtual-meetings